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Cómo obtener una apostilla en Nueva York: documentos del estado y de la ciudad
Si necesita usar un documento de Nueva York en otro país, para la doble nacionalidad, un matrimonio en el extranjero, la venta de una propiedad o una inscripción escolar, la oficina que lo recibe le pedirá una apostilla: un certificado de una página del Departamento de Estado de Nueva York que confirma que el documento es auténtico. La tarifa es baja y hay oficinas que atienden el mismo día, pero Nueva York tiene un paso que casi todos se saltan: muchos documentos deben pasar primero por el County Clerk (el secretario del condado). Así funciona en 2026.
Quién emite la apostilla en Nueva York, y el paso que la gente se salta
La apostilla se emite en el lugar de donde proviene el documento, no donde usted vive. Para los documentos de Nueva York, la emite el Departamento de Estado del Estado de Nueva York, División de Servicios de Licencias, por $10 por documento. Un acta de nacimiento de New Jersey va a New Jersey; los antecedentes del FBI o un certificado de naturalización van al Departamento de Estado de EE. UU.
El Departamento de Estado solo certifica firmas que tiene registradas: la de un funcionario estatal o la de un County Clerk. Un notario, un registrador de la ciudad de Nueva York o una escuela no están en ese registro, así que un County Clerk debe certificar primero esos documentos, por $3 cada uno. Un documento notarizado que se envía directo a Albany regresa sin procesar.
Paso 1: Consiga la copia correcta del documento
Nueva York tiene tres sistemas de registro. Los nacimientos, matrimonios y defunciones fuera de la ciudad de Nueva York son registros del Departamento de Salud del Estado: pida la copia «para apostilla» ($30 por correo) y, si lleva la firma del Registrador Estatal, va directo al Departamento de Estado. Los nacimientos y defunciones de la ciudad de Nueva York los emite el Departamento de Salud de la ciudad ($15 más un cargo de procesamiento): pida el formato largo con Carta de Ejemplificación (Letter of Exemplification), porque el formato corto se rechaza. Para los matrimonios de la ciudad hace falta el Certificado Extendido (Extended Certificate) de la Oficina del City Clerk ($35).
Los poderes, las declaraciones juradas y las declaraciones de soltería se firman delante de un notario de Nueva York, con tinta original. Revise en el sello del notario el condado donde está habilitado: ese es el County Clerk que va a necesitar. Los diplomas y récords de notas necesitan una declaración notarizada del registrador de la escuela. Un notario no puede certificar la copia de un acta de nacimiento.
Paso 2: County Clerk, formulario de solicitud, y Albany o una oficina en persona
- Lleve los documentos notarizados al County Clerk del condado del notario, y las actas de la ciudad de Nueva York al County Clerk del condado de New York, en 60 Centre Street, Room 141B. Cuesta $3 por documento y se hace mientras espera; por correo, calcule unas tres semanas.
- Llene el formulario de solicitud de apostilla o certificado de autenticación del Departamento de Estado (DOS-1917-f), que se descarga en dos.ny.gov, e indique el país donde se usará cada documento. Los formularios incompletos y las versiones viejas se devuelven.
- Pague $10 por documento con cheque o money order a nombre de «N.Y.S. Department of State», o con tarjeta en el mismo formulario. No se acepta efectivo.
- Envíe todo con un sobre de devolución a P.O. Box 22001, Albany, NY 12201-2001, y calcule de tres a seis semanas; o vaya en persona para servicio el mismo día en la ciudad de Nueva York (123 William Street, 2nd Floor), Albany, Binghamton, Buffalo o Utica, hasta 10 documentos por visita.
Traducciones, y cuándo conviene hacerlo desde New Jersey
La apostilla certifica una firma, no el contenido, así que se adjunta a documentos en cualquier idioma. República Dominicana, México, Colombia y Ecuador con frecuencia piden traducción al español, y algunos solo aceptan a un traductor registrado en ese país. Pregunte a la oficina receptora antes de pagar una.
Un documento que usted mismo firma, como un poder o una declaración jurada, no tiene que notarizarse en Nueva York. Fermin Consulting puede notarizarlo en español o en inglés en Bloomfield, en su casa en el condado de Essex o en línea, y apostillarlo en New Jersey, con la misma validez en el extranjero. También preparamos traducciones certificadas al español ($25 la primera página, $10 cada adicional). Por ahora no tramitamos apostillas de Nueva York para clientes. Michael Fermin es notario público con comisión en New Jersey y Pensilvania, no en Nueva York, y no es abogado.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito el County Clerk para un acta de nacimiento de la ciudad de Nueva York?
- Sí. Pida el formato largo con Carta de Ejemplificación al Departamento de Salud de la ciudad, haga que el County Clerk del condado de New York la certifique ($3) y luego llévela o envíela al Departamento de Estado ($10). Un acta del Departamento de Salud del Estado, de un nacimiento fuera de la ciudad y firmada por el Registrador Estatal, no pasa por el County Clerk.
- ¿Cuánto tarda una apostilla de Nueva York?
- En persona se entrega el mismo día en las cinco oficinas de atención. Por correo, el Estado no publica un tiempo de procesamiento; calcule de tres a seis semanas, más unas tres semanas si el paso del County Clerk también se hace por correo.
- ¿Puedo apostillar un documento de Nueva York si vivo en New Jersey?
- Sí. No importa dónde viva; la apostilla la emite el estado que expidió el documento. Puede enviarlo por correo o hacer un solo viaje al Bajo Manhattan.
Esta guía es información general de un notario público de Nueva Jersey, no asesoría legal. Para su situación particular, consulte a un abogado.
Fuentes
Páginas oficiales y fuentes primarias usadas para esta guía. Las tarifas y los tiempos cambian; confirme siempre con la oficina que emite el documento.