¿Un documento notarizado de forma remota es válido en todas partes?

Una notarización bajo la ley de New Jersey es válida como acto notarial de New Jersey, y casi todos los estados y la mayoría de las instituciones de EE. UU. la aceptan. Pregunte a quien recibirá el documento, sobre todo secretarios de condado, oficinas extranjeras y algunos bancos, si aceptan notarizaciones electrónicas antes de reservar.

Estoy en República Dominicana. ¿Pueden notarizar mi documento?

Con frecuencia sí, si el documento se relaciona con un asunto en Estados Unidos, usted tiene una identificación que la plataforma pueda verificar y la notarización no está prohibida donde se encuentra. Los documentos que se usarán en la propia República Dominicana normalmente necesitan notarización en papel y apostilla; llámenos para definir el camino correcto.

¿Qué pasa con la grabación?

New Jersey exige que la grabación de audio y video se conserve durante 10 años, por el notario o por un repositorio seguro. No es pública y solo se entrega cuando la ley lo exige, por ejemplo si la notarización llega a impugnarse en un tribunal.

Guías

Notarización remota en línea en New Jersey: cómo funciona

Desde finales de 2021, los notarios de New Jersey pueden notarizar documentos por video seguro para personas que no están en la misma habitación, incluso en otro estado u otro país. Fermin Consulting realiza notarizaciones remotas en línea con la plataforma Notarize by Proof por $35 por documento. Aquí le contamos qué exige la ley, qué necesita usted y cuándo conviene más una visita en persona.

Por Michael Fermin, Notario Público · Fermin Consulting LLC, Bloomfield, NJ · Read this guide in English

La base legal en New Jersey

La ley permanente de notarización remota de New Jersey (A4250, firmada el 22 de julio de 2021) y las reglas del Tesoro en N.J.A.C. 17:50-1.14 fijan las condiciones. El notario debe estar físicamente en New Jersey y haber registrado ante el Tesorero del Estado la tecnología que usa. Quien firma puede estar en New Jersey, en otro estado o fuera de Estados Unidos si el documento se relaciona con un asunto en EE. UU.

Cada notarización remota se graba en audio y video, y el notario debe conservar la grabación durante 10 años. El certificado notarial indica que el acto se realizó mediante tecnología de comunicación, para que quien lo revise sepa que se hizo de forma remota.

Cómo se verifica la identidad en línea

El notario revisa su identificación oficial con foto frente a la cámara, igual que en persona. Luego la plataforma añade la comprobación de identidad: un cuestionario basado en registros públicos, con tiempo límite, más un escaneo de su identificación que revisa sus elementos de seguridad. New Jersey también permite verificación biométrica o un certificado digital como alternativas.

Si el cuestionario falla, la sesión no puede continuar; es un requisito legal. Las personas que llevan poco tiempo en Estados Unidos a veces tienen un historial público demasiado corto para generar preguntas, y en ese caso cambiamos a una visita a domicilio.

Qué necesita y cómo es la sesión

Una computadora, tableta o teléfono con cámara y micrófono, una conexión estable y un lugar tranquilo y bien iluminado.
Una identificación oficial con foto vigente: pasaporte, licencia de conducir o identificación estatal. Las personas en el extranjero con pasaporte extranjero a veces pueden verificarse, así que consúltenos primero.
El documento en PDF; si solo lo tiene en papel, tómele una foto o escanéelo y nosotros lo subimos.
Reserve un horario, incluso por la noche o los sábados. Usted verifica su identidad, se conecta con Michael por video, firma electrónicamente y recibe el PDF notarizado con sello a prueba de alteraciones, normalmente en minutos.
Costo: $35 por el primer documento y $3 por cada firma adicional. No hay tarifa de traslado.

Cuándo funciona bien lo remoto, y cuándo no

La notarización remota es ideal para declaraciones juradas, cartas de consentimiento, documentos de negocios, poderes para instituciones de EE. UU., formularios de arrendamiento y de recursos humanos, y lo que un familiar en el extranjero deba firmar para un asunto en Estados Unidos. Se aceptan documentos en inglés y en español, y la sesión puede hacerse en español.

No está disponible para testamentos ni codicilos según la ley de New Jersey. Algunas oficinas de registro de condado, consulados y prestamistas todavía exigen firma en tinta o una apostilla en papel. Michael es notario público, no abogado; puede explicarle cómo funciona el proceso, pero no si un documento es el adecuado para su situación.

Preguntas frecuentes

¿Un documento notarizado de forma remota es válido en todas partes?: Una notarización bajo la ley de New Jersey es válida como acto notarial de New Jersey, y casi todos los estados y la mayoría de las instituciones de EE. UU. la aceptan. Pregunte a quien recibirá el documento, sobre todo secretarios de condado, oficinas extranjeras y algunos bancos, si aceptan notarizaciones electrónicas antes de reservar.
Estoy en República Dominicana. ¿Pueden notarizar mi documento?: Con frecuencia sí, si el documento se relaciona con un asunto en Estados Unidos, usted tiene una identificación que la plataforma pueda verificar y la notarización no está prohibida donde se encuentra. Los documentos que se usarán en la propia República Dominicana normalmente necesitan notarización en papel y apostilla; llámenos para definir el camino correcto.
¿Qué pasa con la grabación?: New Jersey exige que la grabación de audio y video se conserve durante 10 años, por el notario o por un repositorio seguro. No es pública y solo se entrega cuando la ley lo exige, por ejemplo si la notarización llega a impugnarse en un tribunal.

Esta guía es información general de un notario público de Nueva Jersey, no asesoría legal. Para su situación particular, consulte a un abogado.

Fuentes

Páginas oficiales y fuentes primarias usadas para esta guía. Las tarifas y los tiempos cambian; confirme siempre con la oficina que emite el documento.